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Ziel/Nutzen der Lösung
Im Projekt "Das digitale Schülerticket" werden Anträge auf Schülerfahrkosten digital und medienbruchfrei bearbeitet. Das Ziel ist nur eine Benutzeroberfläche für die Bearbeitung der digitalisierten Anträge für ein Schülerticket: Von Antragstellung bis zum elektronischen Ticket (E-Ticket). Die Prozessoptimierung ermöglicht eine effiziente Antragsbearbeitung und eine schnelle Antragsbewilligung, die allen Verwaltungsmitarbeitenden, Schulen, Schülerinnen, Schülern und Eltern zugute kommt.
Lösungsbeschreibung
Das Projekt wird vom Land Nordrhein-Westfalen mit rund 200.000 Euro gefördert. Die Förderung erfolgt im Rahmen der Digitalen Modellregion NRW durch das Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie des Landes NRW (MWIDE).
Das Projekt schafft eine medienbruchfreie Beantragung, Bearbeitung und Ausstellung von Schülertickets in acht Städten und fünf Kreisen in Nordrhein-Westfalen. Der gesamte Prozess wird optimiert, sodass eine effiziente Antragsbearbeitung und eine schnelle Antragsbewilligung ermöglicht werden.
Im Projekt wird ein modulares Fachverfahren mit Berichts- und Statistikfunktion programmiert. Es werden Schnittstellen zur Anbindung an spezifische Fachverfahren und Schulverwaltungsprogramme sowie zur Datenübergabe an die Verkehrsbehörden zur Ticketerstellung entwickelt. Die Anwendung ermittelt automatisch die nächstgelegene Schule und die Entfernung zum Wohnort des Kindes, wertet dies aus und erstellt den Bescheid. Der Großteil der Anträge auf ein Schülerticket, bei denen aufgrund der Entfernung zur nächsten Schule ein Anspruch besteht, kann so vollständig automatisiert umgesetzt werden. Die Schulträger müssen nur noch Einzel- und Sonderfälle manuell prüfen, bearbeiten und in das digitale Verfahren einfügen. Es sollen auch eine Rückerstattung von Fahrkosten und eine Online-Bezahlmöglichkeit integriert werden. Anträge müssen nur einmal gestellt werden und werden solange automatisiert von Schuljahr zu Schuljahr geprüft, bis das Kind aus dem Schulbetrieb ausscheidet. Auch bei eintretenden Veränderungen, beispielsweise einen Umzug, wird eine automatische Prüfung der Anspruchsberechtigung durchgeführt. Die technische Umsetzung erfolgt durch die regio iT Zudem wird sich ein Anschlussprojekt des Komptenzcenters Digitalisierung (KCD) als Dachverband der NRW-Verkehrsbetriebe mit den Themen Standardisierung und Prozessautomatisation aufseiten der Verkehrsbetriebe befassen.
Die Projektlaufzeit ist von Juli 2021 bis Januar 2023 und wird von fünf Meilensteinen begleitet. Nach dem Kick-off im Juli 2021 wurde zunächst bis September 2021 das Grobkonzept erstellt und eine Anforderungsanalyse durchgeführt. Bis Mai 2022 wird ein erstes Testsystem mit ausgewählten Funktionalitäten bereitgestellt und bis Ende 2022 ein funktional vollständiges Testsystem entwickelt. Im Januar 2023 soll dann die Qualitätssicherung des Gesamtsystems abgeschlossen sein.
13 Kommunen aus Nordrhein-Westfalen beteiligen sich am Projekt, wodurch bei der Standardisierung des Prozesses regionale Unterschiede berücksichtigt werden können. Das Projektkonsortium besteht aus der Stadt Gütersloh, Stadt Bielefeld, der regio iT sowie dem KDN. Außerdem sind die Städte Herford, Soest, Lippstadt, Wuppertal und Minden, die Gemeinde Schalksmühle sowie die Kreise Gütersloh, Soest, Städteregion Aachen und Rhein-Kreis-Neuss assoziierte Projektpartner. In einem viertägigen Konzeptionsworkshop designten und konzipierten die assoziierten Partner des Projekts den digitalen Weg. Eine wesentliche Aufgabe der assoziierten Partner ist auch die späteren Testungen der neuen digitalen Lösung und deren Freigabe. Ziel ist es, dass die digitale Lösung bei allen Akteuren implementiert und angewendet wird und das Projektergebnis in allen Kommunen Nordrhein-Westfalens und gegebenenfalls darüber hinaus zum Einsatz kommen kann. Ein Anschlussprojekt beim KCD (Dachverband der Verkehrsbetriebe NRWs) wird sich den Punkten Standardisierung und Prozessautomatisation widmen, um auch die administrativen Aufwände aufseiten der Verkehrsbetriebe zu optimieren. Daher steht das Projektkonsortium von Beginn an in einem kontinuierlichen Austausch mit dem KCD sowie einigen Verkehrsbetrieben.
Das Projekt digitalisiert den gesamten Antragsprozess des Schülertickets. Dadurch werden die Verwaltungsmitarbeitenden sowie Schulsekretariate entlastet und der gesamte Prozess beschleunigt, was allen Schülerinnen und Schülern sowie deren Eltern zu Gute kommt. Wahlweise müssen Erziehungsberechtigte nur noch einmal einen Antrag für ihr Kind stellen. Dieser wird dann bis zum Ausscheiden aus dem Schulbetrieb aufrecht erhalten und von Jahr zu Jahr automatisch überprüft.
Die Schulsekretariate sind bisher für die Ausgabe der Anträge, Beratung und Ticketausgabe zuständig. Mit dem digitalen Schülerticket entfallen diese Aufgaben vollständig und sie müssen für den Prozess nichts mehr machen. Die Schulverwaltungsbehörden werden künftig keine Anträge, die auf Grundlage einer Entfernungsmessung entschieden werden, prüfen müssen. Diese werden vollständig medienbruchfrei geprüft und entschieden. Das sind circa 80 bis 90 Prozent aller Schulwegticketanträge. Einzig die Sonderkonstellationen entsprechend der Schülerfahrtkostenverordnung müssen unverändert durch die Beschäftigten gesichtet und entschieden werden.
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und die Schülerfahrtkostenverordnung NRW sind wesentliche Grundlagen, um einen formal rechtmäßigen digitalen Prozess zu definieren und einzuführen. Es ist erforderlich, personenbezogen Daten bei den Schulverwaltungsbehörden und den Verkehrsbetrieben zu erfassen und speichern. Diese Speicherungen werden im Rahmen der DSGVO vorgenommen und es gehen entsprechende Hinweise an die antragstellenden Personen.
Die Prüfung der Anträge wird in enger Anlehnung an die rechtliche Grundlage durchgeführt. Von der Schülerfahrtkostenverordnung NRW wird im Rahmen der Antragstellung vom eigentlichen Wortlaut, dass "Tickets nur auf Antrag" zu gewähren sind, abgewichen, da dies eine jährlich vorzunehmende Antragstellung bedeuten würde. Kommunen steht es frei, ob sie ein jährliches oder einmaliges Antragsmodell einführen möchten. Das ist die einzige Abweichung für die Serviceoptimierung.
