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ILE.VEREIN - die digitale Vereinsverwaltung

ILE.VEREIN Logo

© Ilzer Land e.V.

Ziel/Nutzen der Lösung

Vereine sind das Herz des gesellschaftlichen Lebens und zählen zu den wichtigen Komponenten bei der Belebung ländlicher Regionen. Mit der digitalen Vereinsverwaltung ILE.VEREIN unterstützen zwölf Kommunen im Ilzer Land ihre Vereine bei der aktiven Vereinsarbeit. Die Ilztal-Region im Bayerischen Wald verfügt über eine rege Vereinskultur. Doch vor allem die Verwaltung eines Vereins ist zeitaufwändig und so bindet sie viel des wertvollen ehrenamtlichen Engagements. ILE.VEREIN setzt genau hier an, indem sie es ermöglicht, organisatorische und verwaltungstechnische Aufgaben gebündelt und flexibel durchzuführen. Dies erlaubt es, das gesamte Datenmanagement dezentral von verschiedenen Personen zu organisieren. Gleichzeitig werden redundante und sich widersprechende Datenbestände vermieden. Durch die Verknüpfung mit dem digitalen Dorfplatz (ILE.DIGITAL) des Ilzer Landes ist es außerdem möglich, Vereinsveranstaltungen direkt dort zu bewerben und so weitere potenzielle Mitglieder zu erreichen.

Lösungsbeschreibung

ILE.VEREIN wird vom Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft (BMEL) vom 01.02.2018 bis zum 31.08.2021 mit rund 168.000 Euro im Rahmen des Bundesprogramms Land.Digital zusammen mit ILE.DIGITAL gefördert. Insgesamt wurden Projektkosten von rund 218.000 Euro veranschlagt. Weitere rund 50.000 Euro investieren die Kommunen selbst.
Nach Ende der Förderphase wird die Hauptlast der laufenden Kosten von den Kommunen getragen werden. Die BWmedien GmbH wird die Plattform weiter mit betreuen. Einige Aufgaben werden von den Kommunen selbst übernommen.
ILE.VEREIN ist eine webgestützte Anwendung, die in den digitalen Dorfplatz ILE.DIGITAL integriert ist. Um die digitale Vereinsverwaltung zu nutzen, ist zunächst ein Profil auf ILE.DIGITAL anzulegen. Über einen passwortgeschützten Zugang arbeiten die Verantwortlichen dann virtuell in der Vereinsverwaltung.
Bei ILE.VEREIN handelt es sich um eine Cloud-Lösung, bei der Zugangsrechte an mehrere Personen vergeben werden. Dies bietet die Möglichkeit, gleichzeitig von verschiedenen Orten mit dem System zu arbeiten. Vereine registrieren sich zunächst kostenlos auf der Seite ILE.DIGITAL, um anschließend ILE.VEREIN zu nutzen. Das Anlegen des Vereins sowie die Beantragung der digitalen Vereinsverwaltung und die weiteren Möglichkeiten werden in ausführlichen Video-Tutorials beschrieben. Ebenso finden in unregelmäßigen Abständen Informationsveranstaltungen statt, bei denen die Cloud vorgestellt und erklärt wird. Das zentrale Instrument ist die Mitgliederdatenbank. Die Daten werden z. B. über Excel eingelesen und in der Anwendung bearbeitet. Die Plattform hat die Optionen, Newsletter zu versenden, Adressdaten zu pflegen, Mitgliedsbeiträge einzuziehen und Termine zu koordinieren sowie dazu einzuladen. Auch die Vorbereitung für postalische Serienbriefe ist möglich. Über das Reporting lassen sich Geburtstagserinnerungen anzeigen und Ehrungslisten automatisch erstellen. Durch die Integration der Vereinsverwaltung in ILE.DIGITAL, werden erstellte Veranstaltungen auf Wunsch auf dem digitalen Dorfplatz beworben, wo es auch die Option gibt, sich direkt anzumelden. Auch in E-Mail-Einladungen zu Veranstaltungen gibt es eingebettete Schaltflächen, über die man sich per Klick anmelden kann. Weitere Schnittstellen ermöglichen die Integration des Terminkalenders in die Vereinswebsite (auch hier gibt es die Option zur Integration von Webformularen zur Anmeldung von Veranstaltungen) und Outlook.
Die erste Idee zur Entwicklung einer digitalen Vereinsverwaltung kam im Rahmen der Entwicklung des digitalen Dorfplatzes ILE.DIGITAL auf. Ziel war es, über die Einstellung von Vereinsveranstaltungen auf ILE.DIGITAL hinaus einen Mehrwert für die Vereine zu schaffen.
In Zusammenarbeit mit Vereinsverantwortlichen wurde ausgearbeitet, welche Funktionen in die digitale Verwaltung integriert werden. Umgesetzt wurde dies dann zusammen mit dem digitalen Dorfplatz ILE.DIGITAL durch die BWmedien GmbH und im September 2019 freigeschaltet. In Veranstaltungen vor Ort und online wird das System den Vereinsverantwortlichen vorgestellt. Die Projektkraft des Ilzer Landes steht den Vereinen gerade in der Einrichtungsphase zur Seite und unterstützt z.B. bei der Anlage des Vereins oder dem Import der Mitgliederlisten.
Eine digitale Vereinsverwaltung ermöglicht eine einheitliche, zuverlässige und dezentral zugängliche Organisation des Vereinsleben. Durch die Vereinfachung verwaltungstechnischer Aufgaben wird Zeit gespart, welche bspw. für die Arbeit mit den Mitgliedern genutzt werden kann.
Vor allem ländliche Regionen sind von einer starken Abwanderung der jungen Bevölkerung betroffen. Dies stellt die Kommunen vor besondere Herausforderungen und unterstreicht die Bedeutung, den sozialen Zusammenhalt in den Kommunen zu stärken. Eine wichtige Rolle spielt dabei eine lebendige Vereinskultur für Jung und Alt, Groß und Klein. Die digitale Vereinsverwaltung ILE.VEREIN bietet nun die Möglichkeit, diese zu schützen und ehrenamtlich tätigen Personen die Arbeit zu erleichtern. Dabei profitieren auch die Mitglieder, da die gesparte Zeit für die 'wirkliche' Vereinsarbeit mit den Mitgliedern bleibt. Gleichzeitig steigert der Verein durch diese smarte Organisation und Außendarstellung seine Attraktivität vor allem für jüngere Generationen. Dies führt langfristig zu einer Stärkung des ehrenamtlichen Engagements und damit der Vereine und der Region.
Die Vereine beantragen die Vereinsverwaltung, die über das Portal ILE.DIGITAL komplett digital erfolgt. Nach Überprüfung durch das System und die Projektkraft des Ilzer Landes schließen die Vereine einen Nutzungsvertrag mit dem Lizenzgeber BWmedien GmbH.
Trotz der automatisierten Beantragung und Überprüfung werden alle neuen Vereine auch durch die Projektkraft dahingehend überprüft, ob sie den Voraussetzungen der Nutzungsbedingungen entsprechen. Der Einfachheit halber wurde darauf verzichtet, dass das Ilzer Land eine Zwischenebene im Vertragsverhältnis wird. Die Nutzungsverträge für die Vereinsverwaltung werden also direkt mit dem Lizenzgeber geschlossen.

Kommunen

Das Projekt wird in folgenden Kommunen umgesetzt:

Eppenschlag, Bayern

bis 20.000 Einwohner

Land

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Fürsteneck, Bayern

bis 20.000 Einwohner

Land

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Grafenau, Bayern

bis 20.000 Einwohner

Land

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Hutthurm, Bayern

bis 20.000 Einwohner

Land

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Innernzell, Bayern

bis 20.000 Einwohner

Land

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Perlesreut, Bayern

bis 20.000 Einwohner

Land

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Röhrnbach, Bayern

bis 20.000 Einwohner

Land

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Ringelai, Bayern

bis 20.000 Einwohner

Land

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Saldenburg, Bayern

bis 20.000 Einwohner

Land

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Schöfweg, Bayern

bis 20.000 Einwohner

Land

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Schönberg, Bayern

bis 20.000 Einwohner

Land

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Thurmansbang, Bayern

bis 20.000 Einwohner

Land

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Der verwaltungstechnische Teil der Vereinsarbeit wird effizienter und flexibler gestaltet. Durch die webbasierte Umsetzung kann jedes Gerät, welches mit dem Internet verbunden ist, auf die Cloud zugreifen. Der Datenschutz sowie die Sicherheit der eingepflegten Daten ist durch professionelle Server und den passwortgeschützen Zugang gegeben.

Die webbasierte Datenbank vermeidet redundate Speicherungen z.B. der Mitgliederdatei, wie es bei Mitgliederverwaltungen auf lokalen Rechnern üblich ist. Gibt eine zugriffsberechtigte Person eine Änderung ein, so ist diese sofort für alle ersichtlich. Sogar der schnelle und unkomplizerte Zugriff mittels mobilen Endgerät z.B. direkt vom Sportplatz aus ist möglich. Dies vermeidet unterschiedliche Versionen und Pflegezustände, die mühsam von Hand zusammengeführt werden müssen. Scheidet ein Mitglied aus, das bislang mit der Pflege der Plattform vertraut war, so muss lediglich die Zugangsberechtigung entzogen und dem neuen Verantwortlichen gegeben werden. Mithilfe einer engen Verknüpfung mit Anmeldeformularen im Netz, Veranstalungskalendern auf ILE.DIGITAL und kommunalen Webseiten können Veranstaltungen schnell und einfach organisiert werden, von der Terminveröffentlichung bis zum Ausdruck von Teilnehmerlisten.

Die Vereinsverwaltung ist in den digitalen Dorfplatz des Ilzer Landes ILE.DIGITAL integriert, was eine Bewerbung von Veranstaltungen auch über den digitalen Dorfplatz ermöglicht.

ILE.VEREIN wurde und wird im Ilzer Land entwickelt. Schon die regional ungebundene Bezeichnung und die Förderung als Modellprojekt zeigen jedoch, dass dieses Portal von Anfang an darauf ausgelegt war, auch auf andere Regionen übertragen zu werden. Als Software as a Service kann dieses System gut an andere Bedingungen und Anforderungen angepasst werden. Bei der Implementierung des Systems in einen anderen regionalen Rahmen steht das Ilzer Land mit seinen Erfahrungen unterstützend und beratend zu Seite.

Beteiligte Partner*innen

Weiterführende Informationen