Was war/ist die Ausgangssituation?

Lohn– und Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Zeugnisse, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, und –meldungen, Arbeitsverträge … Die Menge an Dokumenten im Rahmen der Personalwirtschaft hat in den letzten Jahren eher zu als abgenommen. In Verbindung mit den Anforderungen an Datensicherheit und Aufbewahrungsfristen füllen Personalakten von Kommunen, Energieversorgern und anderen Arbeitgebern zahllose Regale.

Was war/ist das Projekt/die Strategie?

aDox Personal ist ein digitales Archiv für alle mitarbeiterbezogenen Unterlagen als zeitgemäße Alternative zum Ausdruck. Die Personalsachbearbeiter sowie jeweiligen Mitarbeiter haben mittels eines passwortgeschützten Zugangs jederzeit Zugriff auf die Unterlagen. Es wurde insbesondere Augenmerk auf die Nutzung mit mobilen Endgeräten gelegt.

Anstelle des Ausdrucks werden die Dokumente direkt in dem digitalen Archiv abgelegt. Die Mitarbeiter haben die Möglichkeit wichtige Unterlagen wie z.B. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen schnell und einfach hochzuladen und so der Personalabteilung dokumentiert zur Verfügung zu stellen. Der administrative Zugang ermöglicht dem Arbeitgeber eine einfache Verwaltung der Mitarbeiter-Daten. Alle Dateien stehen revisionssicher zur Verfügung - in Einklang mit den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und unter Beachtung der EU-Datenschutzrichtlinien.

Ausgeschiedene Mitarbeiter können auf Wunsch weiterhin Zugriff auf die Dokumente erhalten. Über den Eingang neu eingestellter Dokumente können die Benutzer der digitalen Personalakte sofort informiert und direkt auf das neue Dokument zugreifen.

Die Nutzung ist unabhängig von der eingesetzten Personalabrechnungssoftware. Die Leistungen eines ISO/IEC 27001:2013 zertifizierten Rechenzentrums im Hintergrund gewährleisten den Benutzern hohe, revisionssichere Sicherheitsstandards für die Personaldaten.

Welchem Anwendungssektor ordnen Sie ihren Beitrag zu?

Digitale Personalaktenlösung für Unternehmen jeder Größenordnung.

Welchen Mehrwert bietet das Projekt für die Bevölkerung?

Eine digitale Personalakte bietet für Arbeitnehmer einen schnellen und unkomplizierten Zugang zu seinen Personaldokumenten. Auch noch Jahre nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses kann der Arbeitnehmer noch selbst auf seine Daten digital zugreifen. Wichtige Unterlagen können von ihm zeitnah dem Arbeitgeber oder ihm vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden.

Wie sah/sieht der Projektzeitplan und Finanzierungsbedarf aus?

Die IT-Lösung wurde von einem Team aus drei aov-Mitarbeitern konzipiert und entwickelt. Eine besondere Herausforderung des Projekts war die Umsetzung der DSGVO-Anforderungen im Hinblick auf Aufbewahrung, Löschung und Verschlüsselung. Um die Anforderungen zu erfüllen war es unter anderem notwendig, dass die entwickelte systemunabhängige Cloud-Lösung im eigenen, nach ISO/IEC 27001:2013 zertifizierten Rechenzentrum bereitgestellt wird.

Des Weiteren war es wichtig, Eingriffe in den Verarbeitungsprozess der Personalabrechnungssoftware zu vermeiden und die Personalabrechnungen revisionssicher und unveränderbar in die Cloud-Lösung einzuspielen. Eine zusätzliche Herausforderung entstand daraus, dass bei den beteiligten Unternehmen unterschiedliche Personalabrechnungssysteme eingesetzt werden, an welche die Lösung über Schnittstellen angeschlossen werden muss. Die Umsetzung erfolgt also nach den technischen Rahmenbedingungen und individuellen Anforderungen des Kunden, die Standardanwendung ist kurzfristig beim Kunden bereitstellbar.

Eine Anwenderschulung ist für die Nutzbarkeit der Lösung nicht notwendig.

Hilfreich bei der Umsetzung war die gute Zusammenarbeit mit dem Softwarehersteller der Kernkomponenten, der BSG Business Services GmbH.

mobile daten, digitalisierung, personalakte, kommunikation