Was war/ist die Ausgangssituation?

Bisher wurden IT-Lösungen in den Kommunalverwaltungen in Einzelprojekten der IT-Dienstleister mit den jeweiligen Ämtern eingeführt. Das kann aus folgenden Gründen heute so nicht fortgesetzt werden:

• Die technische Entwicklung ist disruptiv
• Die Digitale Transformation ist allumfassend und betrifft sämtliche Aspekte des Privat und Berufslebens
• Die Menschen erleben eine zunehmende Abhängigkeit von der Technik bei gleichzeitig wachsender Gefährdungslage für die IT (Ausfallsicherheit, IT-Sicherheitsvorfälle etc.)
• Das Onlinezugangsgesetz fördert eine sehr grundsätzliche organisatorische Neuausrichtung hin zu einer stärkeren Front- und Backofficeaufteilung der Aufgaben, weil alle Verwaltungsdienste online im, Internet angeboten werden

Im Ergebnis empfinden viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltungen, aber auch große Teile der Bevölkerung eine Überforderung und teilweise sogar Ängste. Ein professionelles Change-Management ist erforderlich, dass sich nicht nur auf die technischen Umsetzungen und wirtschaftlichen Chancen der Digitalisierung konzentriert, sondern dass darüber hinaus den Menschen ihre Ängste nimmt, indem es Transparenz schafft und Beteiligungsmöglichkeiten einräumt. Insbesondere eine frühzeitige Einbeziehung bereits bei Entwicklung der Digitalisierungsstrategien schafft Vertrauen und Akzeptanz. Ein in die Digitalisierungsstrategien integriertes Change-Management sollte Bestandteil der Digitalisierungsstrategien aller Kommunen sein, die sich in den kommenden Jahren massiv verändern werden. Angesichts der anstehenden massiven Veränderungen könnte man sich die Frage stellen, ob nicht ein Change Management für ganz Deutschland sinnvoll wäre.

Weniger als die Hälfte der Deutschen Kommunen hat heute eine von den Verwaltungsvorständen und den Räten beschlossene Digitalisierungsstrategie. Nur wenige dieser Strategien wurden gemeinsam mit den Mitarbeiter/innen oder mit den Bürgerinnen und Bürgern in internen oder gar externen Beteiligungsverfahren entwickelt. Ein professionelles Change Management findet man bisher kaum.

Als kommunaler IT-Dienstleister der Stadt Münster und vieler umliegenden Stadt-, Kreis- und Gemeindeverwaltungen befasst sich die citeq nicht nur mit dem Betrieb von IT-Anwendungen, sondern im Rahmen ihrer Beratungsfunktion auch mit dem Thema Digitalisierungsstrategie. Ähnlich gestaltete Digitalisierungsstrategien der Kooperationskommunen sind eine gute Voraussetzung für den Einsatz abgestimmter IT-Verfahren mit den sich darauf bekanntermaßen ergebenden nachhaltigen Synergieeffekten.

Dabei profitieren die kleineren Kommunen von der Kraft der Großen. Aber auch die großen Verwaltungen profitieren durch Skaleneffekten, durch häufig pfiffige und praxisnahe Ideen der Kleineren und dadurch, dass man im Kleinen Dinge erproben kann, die im Großen nicht oder nur schwerer möglich sind.

Was war/ist das Projekt/die Strategie?

Die citeq hat für die Stadt Münster und ihre Partnerverwaltungen eine „offene und allgemeine Digitalisierungsstrategie“ für den Verwaltungsbereich mit ersten Ausblicken in die Smart City erarbeitet. Diese wurde von den Verwaltungen in angepasster Form oder zumindest teilweise in ihre Digitalisierungsplanungen und -strategien übernommen und in einigen Fällen auch von den jeweiligen Verwaltungsvorständen oder Räten beschlossen.

Im Jahr 2018 wurden vom Rat der Stadt Münster folgende Beschlüsse getroffen:

Digitale Stadt Münster Maßnahmenplanung
https://www.stadt-muenster.de/sessionnet/sessionnetbi/getfile.php?id=418079&type=do

Digitale Stadt Münster Strategiebeschluss (Ergänzungsvorlage)
https://www.stadt-muenster.de/sessionnet/sessionnetbi/getfile.php?id=414310&type=do
https://www.stadt-muenster.de/sessionnet/sessionnetbi/getfile.php?id=418070&type=do

Digitale Stadt Münster: Strategie-Anlage
https://www.stadt-muenster.de/sessionnet/sessionnetbi/getfile.php?id=414343&type=do

Digitale Stadt Münster: CDO
https://www.stadt-muenster.de/sessionnet/sessionnetbi/getfile.php?id=418370&type=do

Digitale Stadt Münster: Breitbandausbau
https://www.stadt-muenster.de/sessionnet/sessionnetbi/getfile.php?id=428502&type=do
https://www.stadt-muenster.de/sessionnet/sessionnetbi/getfile.php?id=429135&type=do

Digitale Stadt Münster: Open Data
https://www.stadt-muenster.de/sessionnet/sessionnetbi/vo0050.php?__kvonr=2004042838&search=1

Darüber hinaus findet die Strategie Anwendung bei den Beschlüssen des Zentralausschusses (Konferenz der Hauptverwaltungsbeamten des IT-Kooperationsverbundes) zu den Gemeinschaftsverfahren, z. B. Serviceportal für Online-Antragsverfahren, Nutzung des Servicekonto NRW (zentraler Authentifizierungsdienst) etc.

Die offene und allgemeine Digitalisierungsstrategie“ spricht die verschiedensten Dimensionen einer nachhaltigen Stadtentwicklung an und ermöglicht unterschiedliche Denkansätze: z.B. E-Democracy und OpenData, E-Government, Bildung (intelligente Bildungsnetze) und Share Economy oder auch Smart City Themenfelder wie Sensorik, Mobilität (intelligente Verkehrssysteme) und Energienutzung (Smart Energy).

Sie richtet sich an mehrjährigen Visionen aus und ist nachhaltig als jährlicher Prozesskreislauf angelegt. So sorgt sie dafür, dass die Kommunen der Anwendergemeinschaft nicht nur heute, sondern auch morgen und übermorgen uptodate sind. Die folgende Graphik zeigt, dass die Digitalisierung – zur Erreichung der Nachhaltigkeit - als fortlaufender Prozesskreislauf zu organisieren ist.

Der Digitalisierungs-Prozesskreislauf ist der folgenden Graphik zu entnehmen:
Siehe vollständiges Dokument in der Anlage.

Umsetzungsphasen der Digitalisierungsstrategie

Phase 1

• Digitale Visionen diskutieren und breit abstimmen, auch elektronisch.
• Ideen und Vorschläge zu neuen Digitalisierungsmaßnahmen fördern (verwaltungsinterne) Workshops organisieren, öffentliche Hackathons begleiten, etc.
• Vorschläge vorbewerten und unter Darstellung der mit einer Umsetzung verbundenen Aufwände, Chancen und Risiken sowie einer möglichen zeitlichen Umsetzungsplanung zur Beschlussfassung aufbereiten

Phase 2

• Entscheidungen zu Umsetzungen. Die beschlossenen Digitalisierungsmaßnahmen fließen in die Arbeitsplanung der citeq ein.

Phase 3

• Kooperative Umsetzung mit dem Personal- und Organisationsamt und den beteiligten Ämtern und Einrichtungen

Phase 4

• Ergebnisse der Umsetzungsprojekte bewerten, ggf. Nachbesserungen veranlassen, lessons learned, etc.;
• Hinterfragung der bisherigen Visionen, Ergänzung der Vorjahres-Visionen um neue Digitale Visionen

Die folgende Graphik zeigt, wie die beschlossenen Digitalisierungsmaßnahmen von der citeq in ihrem Tagesgeschäft umgesetzt werden.
Siehe vollständiges Dokument in der Anlage.

Neue Wege sind erforderlich

Erfolgsrelevant für alle Digitalisierungsmaßnahmen ist die Akzeptanz der Anwender der IT-Lösungen. Ein größerer Teil der Mitarbeiter/innen von Kommunalverwaltungen ist in einem hohen Maße auf eine hoch qualitative und sehr zuverlässige Erbringungen von Verwaltungsleistungen und eher weniger auf Innovation und Wechsel ausgerichtet. Diese Umstände sind bei der Erstellung der Digitalisierungsstrategie und bei der Umsetzung der Digitalisierungsmaßnahmen unbedingt zu berücksichtigen.

Den von der citeq eingeschlagenen Weg veranschaulicht das folgende Bild, in dem mehrere Tiere (u.a. Vögel, Affe, Elefant und Goldfisch im Glas) trotz unterschiedlicher Voraussetzungen aus Gerechtigkeitsgründen dieselbe Aufgabe erledigen sollen: Klettern Sie auf diesen Baum! Dabei steht der Baum in diesem Bild für eine höheren Digitalisierungsgrad.
Siehe vollständiges Dokument in der Anlage.

Die Tiere lösen die gestellte Aufgabe wie folgt: Es ist nicht erforderlich, dass sämtliche Tiere sofort und gleichzeitig auf den Baum klettern. Es ist viel effektiver, wenn zunächst einige wenige kletterbegabte Tiere den Baum erklimmen. Nachdem der Baum als sicher erkannt und ggf. entsprechend vorbereitet wurde, helfen die Kletterbegabten dann den Anderen ebenfalls auf den Baum, im Bild die höhere Digitalisierungsstufe. Anschließend erklimmen die Kletterbegabten die nächst höhere Digitalisierungsebene.

In diesem Sinne bildet die citeq derzeit ein neues Team Digitalisierung für folgende Aufgaben:

• Fortschreibung der Digitalisierungsstrategie für die Stadtverwaltung: Partizipatorische Erarbeitung von Visionen, die auf Jahresziele der citeq heruntergebrochen, umgesetzt und jährlich überprüft werden. Die Visionen der Stadt Münster für das Jahr 2022 sind im entsprechenden Ratsbeschluss aus dem März beschrieben.
• Changemanagement im oben beschriebenen Sinne und die Förderung einer digitalen Verwaltungskultur
• Umsetzung innovativer Ideen in kleinen und vielmals prototypisch angelegten „Experimentierprojekten“. Erfolgreiche Projekte können auf dieser Praxiserfahrung dann in den laufenden Betrieb übernommen werden. Von den abgesicherten Digitalisierungsfortschritten profitieren die Stadt Münster und die Partnerverwaltungen. Umsetzungen von Großprojekten: im Sinne des Onlinezugangsgesetzes und elektronische Workflows und Akten (Dokumentenmanagementsystem)

Die über das Team Digitalisierung erreichbaren Digitalen Entwicklungsschübe sind im folgenden Bild dargestellt.
Siehe vollständiges Dokument in der Anlage

Die in diesem Projekt beschriebene Strategie wird analog auch in anderen, vorwiegend interkommunalen Projekten gelebt. Siehe:
Münster.Stadt.Land.E-Government: https://www.oip.netze-neu-nutzen.de/ideas/show/1599
Neue Technik für Münsters Schulen: https://www.oip.netze-neu-nutzen.de/ideas/show/1684

Welchem Anwendungssektor ordnen Sie ihren Beitrag zu?

Die Strategieentwicklung richtet sich an den Verwaltungsbereich und den Stadtkonzern mit seinen Beteiligungsgesellschaften; in einem weiteren Schritt bis hin zur Stadtgesellschaft mit seinen Bürgerinnen, Bürgern und örtlichen Institutionen und Unternehmen.

Welchen Mehrwert bietet das Projekt für die Bevölkerung?

Bürgerinnen und Bürger sowie die örtlichen Unternehmungen profitieren von den verbesserten IT-Infrastrukturen und durch die mit Hilfe der Digitalisierung verbesserten Verwaltungsleistungen aller Partnerkommunen.

Wie sah/sieht der Projektzeitplan und Finanzierungsbedarf aus?

Die Strategieentwicklung ist integrativer Bestandteil einer bedarfsorientierten Dienstleistungserbringung der citeq und wird daher kostenmäßig nicht explizit ausgewiesen. Die auf Basis der Strategie vorgesehenen IT-Projekte werden von der citeq finanziell, personell und zeitlich geplant und jeweils einzeln von den jeweils beteiligten Kommunalverwaltungen unter Berücksichtigung der entstehenden Kosten beschlossen. Derzeitiger Jahres-Gesamtetat der citeq liegt bei ca. 25 Mio. Euro.

digitalisierung, strategie, digitalisierungsstratgie, interkommunale zusammenarbeit, change management, verwaltungskultur